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Qué se requiere para abrir un negocio/tienda en línea estando en Costa Rica?

Hola nuevamente amigos! En esta ocasión les comentaremos sobre un detalle bastante importante a tomar en cuenta a la hora de abrir negocios en línea.

Cómo primer paso debemos aclarar el tema de la facturación electrónica y el porqué en Costa Rica es necesario contar con una inscripción en el Ministerio de Hacienda. Para poder facturar electrónicamente (ventas) se requiere de dicho usuario y de igual manera para poder recibir o aceptar las facturas que nos envían los proveedores (gastos) es requisito indispensable contar con dicha suscripción, entre sus otras funciones es necesario dicho usuario para presentar las declaraciones de renta y venta según requiera el periodo y su tipo de negocio, dicho esto vamos a desglosar una lista que actualizaremos a futuro en caso de que se añadan o eliminen requisitos.

10 Requisitos mínimos para poder vender en internet (eComerce/tienda en línea/negocio con página web)

1- un dominio y un hosting para alojar la tienda virtual

En nuestra siguiente entrega profundizaremos más el tema en cuanto al dominio y el hosting pero básicamente en la unión de estos dos servicios de pago es donde sentaremos las bases de nuestro sitio web. El dominio será el nombre y el Hosting será el lugar donde guardaremos todos los datos (correos, estética del sitio web, bases de datos, etc…)

2- Inscripción en el Ministerio de Hacienda.

Como hemos dicho al inicio de este post, la inscripción del Ministerio de Hacienda es un requisito obligatorio para cualquier negocio en Costa Rica, y si queremos vender en línea es una obligación facturar nuestros servicios y/o productos, por lo tanto registrarnos en este ministerio sería el segundo paso a seguir tras pensar el el que será el nombre de nuestra marca y tras saber tenemos disponibilidad de nuestro “nombre (dominio) ” en la web.

3- Usuario de PayPal (no es estrictamente necesario) pero es una herramienta muy útil.

Como habíamos hablado en una entrega anterior PayPal es un proveedor que básicamente funciona como un banco en línea desde el que podemos pagar o recibir pagos de productos y al recibir pagos nos cobra una pequeña comisión la cual es bastante baja y muy aceptable. Aunque PayPal no es el único proveedor de este servicio es uno de los mejores, es tan confiable que empresas como Amazon o eBay le utilizan lo cual es una excelente señal de su credibilidad y la aceptación que tiene por todos los compradores en la web.

4- un usuario de correo electrónico ligado a tu web y con fácil acceso desde un dispositivo móvil preferiblemente.

Cuando vendemos en línea debemos tener en cuenta varios factores…

a) cómo hacer saber al cliente de que ha pagado por su servicio (PayPal ofrece un sistema de facturación el cual notifica al cliente, más aún es correcto hacer una segunda confirmación con un correo desde nuestro sitio web confirmando el pago recibido y el inicio del proceso de envío del artículo).

b) un canal de comunicación con el cliente en caso de cancelación o de alguna nota adicional a la compra.

c) un canal de comunicación (diferente al de confirmación de venta) en el cual el cliente pueda hacer consultas previas o posteriores al proceso de venta, regularmente conocido como canal de “servicio al cliente/consumidor”.

5- (En caso de usar PayPal) una cuenta en el Banco Nacional de Costa Rica.

Este requerimiento es estrictamente necesario en caso de utilizar este sistema de pagos mientras vivimos en Costa Rica ya que el único banco al que podemos transferir nuestros fondos en PayPal es al Banco Nacional de Costa Rica y este número de cuenta hay que confirmarlo de manera que nuestra información bancaria concuerde con los datos registrados en el Ministerio de Hacienda y PayPal Business.

6- una buena base de datos y un webmaster que te ayude a actualizar el estado de existencia en inventario al menos una vez a la semana.

Uno de los procesos más tediosos en las ventas en línea es el inventario, el proceso ya de por sí es bastante complejo en un local o negocio comercial y es tan delicado en la tienda como en el sitio web, por ello es algo que no se debe tomar a la ligera.

Llevar inventarios semanales asegura que los datos en línea sean correctos y evitar problemas como el faltante de productos y la sobre-venta lo cuál dependiendo del negocio/servicio puede traer una mala imagen a nuestra marca, por ello siempre se debe de contar con un asesor que mantenga esos datos actualizados y una base de datos estable y bien administrada para evitar futuros inconvenientes.

7- una red social para impulsar la visibilidad y la visita al sitio web.

Muchas empresas (PYMEs en su mayoría) inician con las páginas o perfiles en redes sociales para impulsar su negocio y cuando están preparados dan el siguiente paso que sería un sitio web, este sistema no es malo para empezar pero con el crecimiento de la marca se vuelve una cuestión de imagen y seriedad contar con correos empresariales y una presencia en la web independiente de las redes como único perfil.

Una buena idea es tras crecer como marca, haberse dado a conocer y después de tener su propio sitio web con distintos canales de comunicación, utilizar las redes sociales como “punto de exposición de marca” en el que se intenta llegar mediante publicidad y campañas pagadas al público que aún no sabe de su servicio para atraerlos como clientes potenciales.

8- un logotipo/una marca/una imágen empresarial

Este punto lo agregamos porque muchas veces hemos visto casos de personas con ideas de negocio brillantes, todo un plan de acción definido, un modelo de negocio estable y un flujo actual de consumidores, pero sin un logo o marca que les defina.

Regularmente este detalle es de lo primero que se toma en cuenta, pero no es así en todos los casos y el problema de no definirlo desde un inicio resulta muchas veces en que se pierden clientes por casos tan simples como que sus consumidores habituales no reconozcan su marca tras un cambio radical y sin ningún aviso previo.

9- Internet 24/7 y facilidad de respuesta durante horarios de atención (fuera de horas de atención habilitar los mensajes automatizados)

Los clientes no siempre van a estar requiriendo de tus servicios a la misma hora que la tienda trabaja, muchas veces las personas realizan sus compras en línea mientras están en casa descansando tras su jornada laboral, lo que significa que muy probablemente tus clientes te contacten mientras tú estás en casa y no por ello dejaremos de vender ¿correcto?…

Una solución es el manejar en el sitio web accesibilidad a canales cómo WhatsApp, Facebook o los correos electrónicos, de esta manera nos pueden contactar fácilmente y a cualquier hora, pero más aún es importante que dichos canales conecten con algún dispositivo móvil el que tenga conexión a internet 24/7. (a todos nosotros como clientes nos gusta que nos atiendan lo más breve posible y convertir un móvil en una tienda es una buena opción).

De igual manera eso no significa que debemos ser esclavos de nuestro propio negocio, hoy en día existe la posiblidad de utilizar chats automatizados, los cuales mediante preguntas pre-programadas pueden dar un excelente servicio y dar a entender al cliente que en este momento no hay nadie en el local/tienda pero que tan pronto sea posible se les contactará.

10- Métodos de contacto (eMail/Teléfonos/WhatsApp/Facebook)

Hoy en día es sumamente fácil ligar un dispositivo móvil a todas las redes sociales y sistemas de mensajería electrónica. Al igual que hemos aclarado en el punto #9 mantener un dispositivo móvil conectado a todo es una forma rápida de dar respuesta a nuestros clientes y no hay nada más valioso que un trato digno y a tiempo cuando como clientes buscamos una solución/servicio/producto. Por eso podemos sacar ventaja de todas las herramientas que existen para ligar las páginas web a las redes sociales y la fácil conexión de los móviles a estos mismos canales de comunicación.

Si está pequeña guía te ha parecido interesante y queda alguna duda sobre cómo aplicar esto a tu negocio, o estás pensando en iniciar un negocio y ocupas ayuda profesional contáctanos! En Diseñart estamos completamente dispuestos a asesorarte.

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